ООО "ПФ Интер-стоун" || Самое интересное из архивного мира

 
Положение об архиве

 

I. Общие положения


1. Архив является самостоятельным* структурным подразделением предприятия.

*Архив может быть также и структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения.

2. Архив создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
3. Архив подчиняется непосредственно директору предприятия.
4. Архив возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
5. В своей деятельности архив руководствуется:
5.1. Уставом предприятия.
5.2. Настоящим положением.
5.3.
6. ...

II. Структура


1. Состав и штатную численность архива утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего архивом и по согласованию с ____________________ (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)
2. В состав отдела входят специалисты, выполняющие функции по направлениям, указанным в схеме:

АРХИВ
||||
V
Обеспечение сохранности
и учета документов
||||
V
Делопроизводство
и комплектование
||||
V
Внедрение и эксплуатации информационно-поисковых
систем и автоматизированных
архивных технологий
||||
V
Использование,
публикация,
копирование
документов


3. Работники архива назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.
4. Должностные инструкции работников архива подписываются заведующим архивом.
5. ...

III. Задачи


1. Прием документов на хранение.
2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3. Методическое руководство работой служб делопроизводства.
4. ...

IV. Функции


1. Прием, регистрация, учет, систематизация документов структурных подразделений, обработанных в соответствии с установленными требованиями.
2. Работа по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов (описей, картотек, каталогов, обзоров, справок, пр.).
3. Оформление учетных документов (книг учета поступления и выбытия дел, списков фондов, листов фондов
4. Поиск необходимых документов.
5. Организация использования документов:
- информирование работников о составе и содержании документов архива;
- выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов для служебного и научного использования, для работы в помещении архива;
- ...
6. Инструктирование работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.
7. Контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
8. Работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
9. Составление описей дел для передачи документов в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
10. Контроль за соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
11. Работа по восстановлению документов.
12. Учет документооборота и количества дел, выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
13. Составление установленной отчетности.
14. Разработка положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
15. Работа по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
16. Проверка правильности учета и хранения бланков строгой отчетности.
17. Разработка и согласование с Государственным архивом РФ графиков представления описей дел на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов на государственное хранение.
18. ...

V. Состав документов архива


Архив хранит:

1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, имеющие социальное, экономическое, научное, историческое, культурное значение, документы долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) срока хранения, необходимые в практической деятельности.
2. Документы по личному составу предприятия и по личному составу ликвидированных подразделений.
3. Ведомственные издания.
4. Страховой фонд особо ценных документов, микрофотокопии и другие копии документов, необходимые для практической работы.
5. Научно-справочный аппарат к документам архива.
6. ...

VI. Права
1. Архив имеет право:
1.1. Давать указания структурным подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции архива и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем Положении.
1.2. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
1.3. Не принимать документы, подготовленные с нарушением установленных правил.
1.4. ...

2. Заведующий архивом также имеет право:

2.1. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников архива, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.
2.2. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива.
2.3. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью архива.
2.4. ...
3. ...

VII. Взаимоотношения (служебные связи)


Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, архив взаимодействует:

1. С канцелярией по вопросам:
- ведения делопроизводства;
- подготовки и представления документов на хранение в архив;
- получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;
- ...
2. Со всеми структурными подразделениями по вопросам:
- передачи документов и их копий, справок для использования в работе подразделений;
- поиска необходимой информации;
- ...
3. C

(хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения)


- по вопросам:
- обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов;
- обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;
- ...
4. С юридическим отделом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
5. С

(наименование структурного подразделения)


по вопросам: ________________________________________________________
получения: __________________________________________________________
предоставления: _____________________________________________________

VIII. Ответственность


1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий архивом.
2. На заведующего архивом возлагается персональная ответственность за:
2.1. Организацию деятельности архива по выполнению возложенных на него задач и функций.
2.2. Создание надлежащих условий для использования документов, находящихся в архиве (оперативный поиск, подготовка помещений для работы с документами, изготовление копий, пр.).
2.3. Сохранность принятых документов и выдаваемых для использования документов.
2.4. Соблюдение работниками архива трудовой и производственной дисциплины.
2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящего в архиве и соблюдение правил пожарной безопасности.
2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников архива.
2.7. ...

3. Ответственность работников архива устанавливается должностными инструкциями.



© 2006 - 2010 Sigir Group - разработка и продвижение сайтов || на главную || к списку статей